Панельные ПК Qbic и ПО UtiClock как инструмент оптимизации пространства в офисе Литрес

Компания АйПиМатика совместно с UtiClock обеспечили офис группы компаний "Литрес" современным оборудованием и ПО для бронирования переговорных.

Экскурсию по обновленному офису провел руководитель технической поддержки внутренней инфраструктуры Егор Пелехов, рассказавший нам о том, как был реализован этот проект.

Егор, расскажите, пожалуйста, о Вашей компании.

У нас много разных направлений работы. Литрес — это группа компаний, куда входят несколько сервисов:

• непосредственно сам Литрес;
• платформа для digital-авторов Литрес Самиздат;
• Литрес Чтец — проект, в котором каждый желающий может стать голосом книг;
• Литрес Библиотека, с помощью которой читатели могут бесплатно брать электронные и аудиокниги в публичных библиотеках;
• сервис цифровых книг по подписке MyBook;
• и книжный рекомендательный сервис LiveLib.

Литрес — один из крупнейших сервисов цифровых книг в России и странах СНГ. На данный момент наши продукты обеспечивают более 50% рынка. Компания была основана в 2005 году, и сегодня этот небольшой стартап вышел на уровень бизнеса с более чем 400 сотрудников и офисом класса "А" в престижном месте — на 28 этаже башни Меркурий в Москва-Сити.

Мы предлагаем нашим клиентам электронные и аудиокниги, подкасты, аудиоспектакли, лекции, а также вебтуны. Вебтуны — это формат комиксов, рассчитанный на просмотр с телефона, довольно популярное сейчас направление контента, которое пользуется особенно большим спросом у молодежи. Тенденция такова, что современное поколение привыкло считывать информацию быстро, в первую очередь, с картинки, поэтому данное направление активно развивается.

Но все же электронные и аудиокниги пока являются нашими основными продуктами. Мы развиваем как поштучную продажу книг (ppd-модель), так и подписку. У пользователей есть возможность за определенную стоимость в месяц читать и слушать книги без ограничений из огромного каталога, в котором более 800 тысяч произведений.

Как компания пришла к необходимости модернизации инфраструктуры офиса?

В Москва-Сити компания переехала в 2019 году. До этого мы располагались в офисе возле станции метро "Ул. 1905 года". К тому времени наша компания выросла настолько, что старый офис стал нам тесен. Поэтому мы арендовали весь 28 этаж башни Меркурий.

Новый офис гораздо просторнее предыдущего, плюс ко всему сегодня значительная часть сотрудников имеет возможность работать на "удаленке", а офис остается комфортной средой, в которую всегда хочется попасть снова. Для проведения совещаний, тимбилдингов и персональных встреч мы используем переговорные комнаты и удобные вентилируемые кабины.

Какой процент сотрудников находится в офисе и на "удаленке"?

Примерно четверть сотрудников работает в офисе, остальные — на "удаленке".

Есть ли какие-то закрепленные рабочие места?

У большинства коллег, которые регулярно работают в офисе, места закреплены. Есть некоторое количество свободных рабочих мест, которые можно забронировать на какое-то время.

Какие форматы переговорных помещений есть сейчас в офисе?

При переезде мы столкнулись с фиксированной планировкой этажа. Изначально здесь было только пять переговорных, и очень скоро нам перестало этого хватать. Мы столкнулись с тем, что иногда коллеги бронировали переговорные, но встречи отменялись или переносились в онлайн-формат, в то время как переговорная комната в календаре оставалась занятой. Мы поняли, что в системе пора навести в порядок, и выбрали для этого два разных пути.

Первый путь — оптимизация. Мы установили вентилируемые переговорные кабины, которые расширяют возможности open space, позволяя в тишине обсудить важные вопросы малыми группами или провести приватные переговоры по телефону или видео-конференц-связи.

Второй путь — автоматизация. И тут самой главной функцией является Check-in. Если вы приходите на встречу, вы чекинитесь, соответственно, ваша встреча фиксируется в системе. Если вы не приходите или опаздываете на заданное время, система просто удаляет встречу из календаря переговорной.

У нас пять переговорных комнат: Самая большая переговорная — конференц-зал, три переговорных среднего размера, и совсем крошечная — на шесть человек.

Также из интересного — у нас есть шумоизолированная аудиостудия для записи аудиокниг и подкастов, и если она не занята, то любой желающий сотрудник может договориться и попробовать себя в роли актера озвучания.

Возникли ли какие-либо трудности при выборе системы бронирования?

Процесс выбора и тестирования был долгим. Я начал искать решение в 2021 году. Сначала мы тестировали иностранное решение от компании Evoko, но решение нам не понравилось.

В 2022 году мы задумались о том, что хорошо бы попробовать российское ПО. Мы вели переговоры с российскими поставщиками, но большинство из них предлагали полноценные системы умного офиса, требующие значительных финансовых инвестиций и установки серверов.

Затем нам предложили протестировать ПО UtiClock с панельными ПК Qbic TD-0350 и TD-1060 Slim. Данное ПО не требует сервера и полностью устроило нас по цене и по скорости работы.

Какой функционал UtiClock, на Ваш взгляд, требует доработки?

Панельные ПК TD-0350 не поддерживают функцию Check-in. Сейчас данные устройства выполняют функцию индикаторов занятости. Если LED-индикатор зеленый, можно занять кабину и поработать в тишине. Также на этих ПК нет возможности быстро найти и пригласить нужных людей.

Сейчас мы легко обходимся без этого функционала. Если есть потребность в стихийном совещании, достаточно просто забронировать кабину на одного человека. Но, конечно, если бы данный функционал существовал, нам было бы удобнее.

Как Вы собираете статистику?

Вопрос сбора какой-то глобальной статистики пока у нас не в приоритете. Сейчас фокус внимания направлен на другие задачи, которые сотрудники должны выполнять в назначенный срок. На данный момент, чтобы понять степень загруженности переговорных и кабин, достаточно посмотреть в календарь, и пока этого хватает.

Думаю, статистика была бы полезна для создания какого-то жесткого регламента по использованию переговорных. Но сейчас мы придерживаемся принципа разумной необходимости и не ограничиваем сотрудникам доступ к переговорным и кабинам.

Есть ли какие-то интересные активности, которые проходят в офисе?

Чтобы избежать выгорания и повысить эффективность взаимодействия команды, мы действительно придумываем различные активности. Это сплачивает команду, потому что мы зачастую реализуем их своими силами.

По традиции в последнюю пятницу месяца мы собираемся в офисе. Это хороший повод, чтобы пообщаться, поиграть в настолки или в Xbox. У нас есть клуб по MTG, книжный клуб, и они 100% самоорганизуются.

Проводить такие ежемесячные встречи для компании — очень важно для сохранения внутренних связей и командной взаимопомощи. В наших "пятничных" встречах принимают участие не только москвичи. Многие коллеги из регионов также приезжают, чтобы провести время вместе. Общение проходит в неформальной обстановке, и благодаря этому некоторые рабочие вопросы решаются более эффективно.

Панельные ПК Qbic — удобный инструмент для проведения этих пятничных собраний, так как можно заранее забронировать переговорные для определенной активности.

У нас в компании есть свои музыканты. К сожалению, соседи не разрешили нам приобрести ударную установку (смеется). Наши сотрудники играют на гитаре, поют. Например одна из наших коллег — начинающая скрипачка, которая вместе с коллегой-гитаристом устроила незабываемый джем на новогодней вечеринке.

Время работы фиксированное или у сотрудников гибкий график?

Очень многие сотрудники компании имеют гибкий график. Но есть и те, кто всегда должен быть постоянно в офисе. Мой отдел — не исключение. Все, что касается инфраструктуры и технического обеспечения в офисе, находится в зоне моей ответственности. Наша цель — снять с сотрудников лишние заботы, обеспечить комфортную работу, и в этом вопросе мы подходим к делу с максимальной серьезностью.

Студия для записи аудиокниг и подкастов

Также у нас есть отдел технической поддержки, сотрудники которого помогают нашим пользователям, но, в отличие от нас, они работают в основном удаленно.

И последний вопрос: что Вы можете пожелать нашим читателям?

Желаю вашим читателям найти свое удовольствие от чтения (или прослушивания) книг! Лично я прекрасно помню, с каким восторгом упивался романами Р.Э. Хайнлайна и какой эффект они на меня оказали.

Егор Пелехов, Руководитель технической поддержки внутренней инфраструктуры группы компаний "Литрес"